Article 30 du RGPD · version du 2026-08-21
Le présent document constitue une version de synthèse du registre des activités de traitement d’AYOKWE.
Il permet d’identifier :
AYOKWE pouvant agir soit comme responsable du traitement, soit comme sous-traitant pour le compte de ses clients professionnels, ces deux rôles sont distingués dans le présent registre.
AYOKWE conserve parallèlement une documentation interne plus détaillée comprenant, lorsque cela est requis, les informations relatives aux responsables de traitement pour le compte desquels il intervient, aux sous-traitants ultérieurs et aux mesures techniques et organisationnelles applicables.
Contact relatif à la protection des données : privacy@ayokwe.app
| Rôle d’AYOKWE | Responsable du traitement |
| Finalité | Créer, authentifier, administrer et sécuriser les comptes utilisateurs AYOKWE. |
| Base juridique | Exécution du contrat ; intérêt légitime d’AYOKWE pour la sécurité et la prévention des abus. |
| Personnes concernées | Utilisateurs professionnels, propriétaires de comptes et membres d’équipe. |
| Données | Nom, prénom, adresse e-mail, téléphone, langue, rôle, identifiant utilisateur, informations de connexion et de session. |
| Données non accessibles | Les mots de passe ne sont pas conservés en clair par AYOKWE. |
| Destinataires | Personnel AYOKWE autorisé et fournisseurs techniques nécessaires à l’authentification et à l’hébergement. |
| Conservation | Pendant la durée du compte, puis selon les délais prévus par la Politique de confidentialité et les obligations applicables. |
| Transferts internationaux | Selon l’infrastructure et les fournisseurs effectivement utilisés ; encadrement conformément aux règles applicables. |
| Sécurité | Authentification, contrôle des accès, communications sécurisées, gestion des sessions, protection contre les accès non autorisés. |
| Rôle d’AYOKWE | Responsable du traitement |
| Finalité | Gérer l’entreprise utilisatrice, l’offre souscrite, les droits administratifs et la relation contractuelle avec AYOKWE. |
| Base juridique | Exécution du contrat ; obligation légale pour les informations comptables concernées. |
| Personnes concernées | Propriétaire du compte, administrateurs et contacts de facturation. |
| Données | Nom de l’entreprise, métier, ville, pays, devise, plan souscrit, statut d’abonnement, échéances et références de transaction lorsque nécessaires. |
| Destinataires | AYOKWE et, lorsqu’un paiement est activé, prestataire de paiement concerné. |
| Conservation | Pendant la relation contractuelle ; certaines pièces peuvent être conservées plus longtemps lorsqu’une obligation légale l’impose. |
| Transferts internationaux | Selon les fournisseurs réellement utilisés. |
| Sécurité | Contrôle des rôles, isolation des entreprises, accès limité aux personnes autorisées. |
| Rôle d’AYOKWE | Responsable du traitement |
| Finalité | Facturer les abonnements et services proposés directement par AYOKWE. |
| Base juridique | Exécution du contrat et obligations comptables ou fiscales applicables. |
| Personnes concernées | Clients professionnels d’AYOKWE et contacts de facturation. |
| Données | Identité, entreprise, offre, montant, facture, date, moyen de paiement et référence technique de transaction. |
| Destinataires | AYOKWE, prestataire de paiement et autorités compétentes lorsque la loi l’exige. |
| Conservation | Selon les obligations comptables et fiscales applicables à AYOKWE. |
| Sécurité | Accès restreint, journalisation appropriée et absence de stockage des numéros complets de carte par AYOKWE lorsque le paiement est confié à un prestataire spécialisé. |
| Rôle d’AYOKWE | Responsable du traitement |
| Finalité | Répondre aux demandes d’aide, diagnostiquer les difficultés et assurer le suivi du support. |
| Base juridique | Exécution du contrat et intérêt légitime relatif à la qualité et à la sécurité du service. |
| Personnes concernées | Utilisateurs AYOKWE et membres de leurs équipes. |
| Données | Identité, coordonnées, contenu des demandes, informations techniques strictement nécessaires au diagnostic. |
| Destinataires | Équipe de support et fournisseurs de communication utilisés pour traiter la demande. |
| Conservation | Durée nécessaire au traitement de la demande puis durée limitée permettant son suivi et la défense des droits d’AYOKWE. |
| Transferts internationaux | Possibles selon le canal de support utilisé. |
| Sécurité | Accès restreint aux équipes habilitées et limitation des informations techniques collectées. |
| Rôle d’AYOKWE | Responsable du traitement |
| Finalité | Sécuriser la plateforme, détecter les accès non autorisés, prévenir les abus et investiguer les incidents. |
| Base juridique | Intérêt légitime d’AYOKWE et obligations de sécurité applicables. |
| Personnes concernées | Utilisateurs, administrateurs et personnes utilisant certains portails ou liens AYOKWE. |
| Données | Identifiants techniques, date et heure, utilisateur, type d’action, adresse IP lorsque nécessaire, données de session et événements de sécurité. |
| Destinataires | Personnel technique ou sécurité autorisé et prestataires d’infrastructure concernés. |
| Conservation | Durée limitée en fonction des besoins de sécurité et des obligations applicables. |
| Sécurité | Accès strictement limité et protection contre la modification ou la suppression non autorisée. |
| Rôle d’AYOKWE | Responsable du traitement |
| Finalité | Envoyer les informations nécessaires au fonctionnement du compte : confirmation, récupération de compte, sécurité, évolution importante du service. |
| Base juridique | Exécution du contrat et intérêt légitime ; obligation légale lorsque applicable. |
| Personnes concernées | Utilisateurs AYOKWE. |
| Données | Nom, e-mail, téléphone selon le canal, type de notification et contenu nécessaire. |
| Destinataires | Fournisseurs d’e-mails, SMS ou autres canaux effectivement utilisés. |
| Conservation | Selon la nature du message et les besoins de traçabilité. |
| Sécurité | Limitation des données transmises et utilisation de fournisseurs autorisés. |
| Rôle d’AYOKWE | Sous-traitant |
| Objet | Permettre au professionnel d’enregistrer et gérer ses clients et prospects. |
| Responsable du traitement | Client professionnel utilisant AYOKWE. |
| Personnes concernées | Clients finaux et prospects du professionnel. |
| Données | Nom, prénom, téléphone, e-mail, ville et notes saisies par le professionnel. |
| Opérations | Enregistrement, stockage, consultation, modification, export et suppression. |
| Destinataires | Professionnel et membres de son entreprise disposant des droits nécessaires. |
| Conservation | Déterminée par le professionnel conformément à ses obligations ; AYOKWE peut proposer des paramètres ou durées par défaut. |
| Transferts | Selon l’infrastructure et les sous-traitants ultérieurs effectivement utilisés. |
| Sécurité | Cloisonnement des entreprises, contrôle des autorisations et restrictions d’accès. |
| Rôle d’AYOKWE | Sous-traitant |
| Objet | Organiser les événements, disponibilités, prestations, ressources et réservations du professionnel. |
| Personnes concernées | Clients finaux, participants ou contacts liés à l’événement lorsque leurs données sont saisies. |
| Données | Type d’événement, date, heure, lieu, nombre d’invités, statut, prestations, ressources affectées et notes. |
| Opérations | Création, organisation, consultation, mise à jour, planification et suppression. |
| Destinataires | Professionnel et collaborateurs autorisés. |
| Conservation | Déterminée par le professionnel. |
| Sécurité | Isolation par entreprise, autorisations selon les rôles et contrôles de cohérence des réservations. |
| Rôle d’AYOKWE | Sous-traitant |
| Objet | Permettre la création, la gestion et la transmission de devis. |
| Personnes concernées | Clients et prospects du professionnel. |
| Données | Identité du client, prestations, quantités, prix, remise, acompte, montant total, date et statut du devis. |
| Opérations | Génération, stockage, consultation, transmission, acceptation et suppression. |
| Destinataires | Professionnel, collaborateurs autorisés et client destinataire du devis. |
| Conservation | Déterminée par le professionnel selon ses obligations commerciales et légales. |
| Sécurité | Contrôle des accès et protection des documents. |
| Rôle d’AYOKWE | Sous-traitant |
| Objet | Générer des contrats, recueillir une acceptation ou signature et conserver les éléments de preuve associés. |
| Personnes concernées | Clients ou autres signataires du professionnel. |
| Données | Nom du signataire, document concerné, version, date et heure, représentation de signature lorsqu’elle est utilisée, données techniques de preuve effectivement collectées. |
| Opérations | Génération, présentation, signature, enregistrement, consultation et archivage. |
| Destinataires | Professionnel, collaborateurs autorisés et signataire concerné. |
| Conservation | Déterminée par le professionnel en fonction de la nature du contrat et des obligations applicables. |
| Sécurité | Liens sécurisés, contrôle d’accès, traçabilité de la version du document et protection contre les modifications non autorisées après signature. |
| Rôle d’AYOKWE | Sous-traitant |
| Objet | Permettre au professionnel de partager avec son client certaines informations et certains documents. |
| Personnes concernées | Clients finaux et signataires. |
| Données | Informations relatives à l’événement, devis, contrats, paiements ou documents sélectionnés par le professionnel. |
| Opérations | Mise à disposition, consultation, acceptation et téléchargement selon les fonctionnalités activées. |
| Destinataires | Client disposant du lien ou du mécanisme d’accès autorisé. |
| Conservation | Liée à la durée des données sources et aux paramètres définis par le professionnel. |
| Sécurité | Jetons ou liens sécurisés, expiration ou révocation lorsque prévue, limitation des données exposées. |
| Rôle d’AYOKWE | Sous-traitant |
| Objet | Permettre au professionnel de suivre les sommes dues, reçues ou remboursées dans le cadre de ses événements. |
| Personnes concernées | Clients finaux du professionnel. |
| Données | Montant, date, mode de paiement déclaré, référence éventuelle, acompte, solde et remboursement. |
| Opérations | Enregistrement, calcul, consultation, modification et génération de reçus. |
| Destinataires | Professionnel et collaborateurs autorisés. |
| Conservation | Déterminée par le professionnel conformément à ses obligations comptables et fiscales. |
| Sécurité | Contrôle des autorisations et absence de stockage des données bancaires complètes lorsqu’elles ne sont pas nécessaires. |
| Rôle d’AYOKWE | Sous-traitant |
| Objet | Permettre au professionnel de suivre ses dépenses et les rattacher à ses événements. |
| Personnes concernées | Fournisseurs, prestataires ou autres contacts lorsqu’ils sont identifiables. |
| Données | Libellé, montant, catégorie, date, événement associé et informations saisies par le professionnel. |
| Opérations | Enregistrement, consultation, modification et suppression. |
| Destinataires | Professionnel et collaborateurs autorisés. |
| Conservation | Déterminée par le professionnel. |
| Sécurité | Isolation par entreprise et contrôle des accès. |
| Rôle d’AYOKWE | Sous-traitant |
| Objet | Stocker et mettre à disposition les fichiers nécessaires à la gestion de l’activité du professionnel. |
| Personnes concernées | Toute personne identifiable apparaissant dans les fichiers déposés. |
| Données | Devis, contrats, reçus, photographies et autres pièces jointes déposées par le professionnel. |
| Opérations | Upload, stockage, consultation, téléchargement, partage contrôlé et suppression. |
| Destinataires | Professionnel, collaborateurs autorisés et personnes auxquelles le professionnel choisit de transmettre un document. |
| Conservation | Déterminée par le professionnel et la nature du document. |
| Sécurité | Stockage privé lorsque requis et mécanismes d’accès contrôlé aux fichiers. |
| Rôle d’AYOKWE | Sous-traitant |
| Objet | Envoyer, sur instruction du professionnel, des notifications relatives à ses événements, devis, signatures ou paiements. |
| Personnes concernées | Clients et prospects du professionnel. |
| Données | Nom, coordonnées nécessaires au canal, contenu du message et informations événementielles strictement nécessaires. |
| Opérations | Préparation, transmission et suivi technique de la notification. |
| Destinataires | Destinataire final et fournisseur de communication choisi. |
| Conservation | Selon la configuration du professionnel et la nature de la communication. |
| Transferts | Possibles selon le fournisseur ou canal choisi. |
| Sécurité | Minimisation du contenu transmis et recours aux canaux autorisés. |
À la date de la présente version, AYOKWE n’utilise pas de fonctionnalité d’intelligence artificielle générative pour traiter les données métier de ses utilisateurs.
Les données métier ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles généralistes.
Toute future activité impliquant un système d’intelligence artificielle et des données personnelles devra faire l’objet, selon le contexte, de :
AYOKWE tient une liste distincte et actualisée des prestataires auxquels il confie certaines opérations de traitement.
La liste doit indiquer au minimum :
| Entité juridique | Nom exact du fournisseur |
| Service | Hébergement, e-mail, paiement, etc. |
| Données concernées | Catégories de données accessibles |
| Pays / région de traitement | UE, Côte d’Ivoire, États-Unis, etc. |
| Rôle | Sous-traitant / service tiers indépendant |
| Transfert international | Mécanisme applicable lorsque nécessaire |
La liste actualisée est destinée à être disponible à : ayokwe.app/sous-traitants.
Les mentions génériques telles que « hébergeur » ou « fournisseur d’e-mail » doivent être remplacées par les entités réellement utilisées avant la mise en production commerciale.
Les transferts internationaux sont documentés en fonction des fournisseurs et infrastructures effectivement utilisés.
AYOKWE ne considère pas qu’un transfert est automatiquement autorisé du seul fait de l’existence d’un contrat avec un fournisseur.
Lorsque le RGPD est applicable, les mécanismes appropriés peuvent notamment comprendre :
Lorsque la réglementation ivoirienne est applicable, les formalités et autorisations requises sont également prises en compte.
Les informations précises sont maintenues dans le registre interne et la liste des sous-traitants.
AYOKWE applique des mesures adaptées à la nature des données et aux risques identifiés.
Elles comprennent notamment, selon l’architecture effectivement déployée :
Les données des différentes entreprises sont séparées logiquement et les mécanismes d’autorisation empêchent un utilisateur d’accéder aux données d’une autre entreprise sans droit approprié.
Les accès sont déterminés selon :
Les échanges entre les utilisateurs et les services AYOKWE utilisent des protocoles sécurisés.
Les clés administratives, secrets API et identifiants privilégiés ne doivent pas être exposés dans le code client public.
Les documents contenant des informations personnelles sont protégés par des règles d’accès adaptées à leur nature.
Les accès externes utilisent des mécanismes destinés à limiter l’accès aux seules personnes autorisées.
Les actions présentant un intérêt pour la sécurité ou la traçabilité peuvent être enregistrées. Les journaux sont protégés contre les modifications non autorisées.
Des mécanismes de sauvegarde et de restauration adaptés à l’infrastructure réellement utilisée sont mis en œuvre.
AYOKWE dispose de procédures permettant d’identifier, analyser, limiter et documenter les incidents de sécurité affectant les données personnelles.
AYOKWE détermine les durées nécessaires à ses propres traitements en fonction :
Ces durées sont détaillées dans la Politique de confidentialité.
Le professionnel utilisant AYOKWE reste responsable de la détermination des durées applicables à ses propres données.
AYOKWE peut proposer :
Ces mécanismes ne remplacent pas la responsabilité du professionnel concernant ses propres obligations de conservation.
À la fin du service, les modalités de restitution et de suppression sont définies dans le DPA.
Lorsque AYOKWE agit comme responsable de traitement, les personnes concernées peuvent exercer leurs droits dans les conditions décrites dans la Politique de confidentialité.
Lorsque AYOKWE agit comme sous-traitant, le professionnel utilisant AYOKWE reste l’interlocuteur principal de la personne concernée.
AYOKWE lui apporte l’assistance prévue par le DPA pour lui permettre de répondre aux demandes concernant notamment :
Contact : privacy@ayokwe.app
Le registre est un document évolutif.
Il est mis à jour notamment lors :
Chaque mise à jour importante doit être datée.
La tenue et la mise à jour du registre relèvent de :
Nom / fonction du responsable interne
Contact : privacy@ayokwe.app
Le registre détaillé est tenu à la disposition de l’autorité de contrôle compétente dans les conditions prévues par la réglementation applicable.
AYOKWE — Le rythme de vos événements