Accord de traitement des données

AYOKWE n’est pas conçu pour traiter des catégories particulières de données personnelles ou des données relatives aux infractions et condamnations. Le Client s’engage à ne pas saisir inutilement dans AYOKWE des informations relatives notamment à la santé, aux convictions religieuses, aux opinions politiques, à l’origine raciale ou ethnique, à l’appartenance syndicale, à la vie ou à l’orientation sexuelle, aux données génétiques, aux données biométriques destinées à identifier une personne, ou aux condamnations pénales ou infractions.

Si le Client estime qu’un tel traitement est nécessaire, il lui appartient de vérifier préalablement qu’il dispose d’une base juridique appropriée et que toutes les obligations réglementaires applicables sont respectées. AYOKWE peut refuser ou limiter certains traitements présentant un risque incompatible avec les caractéristiques du service.

AYOKWE traite les données uniquement sur instructions documentées du Client.

Constituent notamment des instructions documentées :

• l’utilisation des fonctionnalités d’AYOKWE ;
• les paramètres configurés par le Client ;
• les actions réalisées dans l’application ;
• les demandes adressées au support ;
• les instructions écrites transmises à AYOKWE.

Ces instructions couvrent également les transferts internationaux lorsque ceux-ci sont nécessaires à la fourniture du service. Si AYOKWE est tenu de traiter certaines données en vertu d’une obligation légale qui ne résulte pas des instructions du Client, AYOKWE informe préalablement le Client de cette obligation, sauf interdiction légale. Si AYOKWE estime qu’une instruction constitue une violation manifeste de la réglementation applicable, il en informe le Client sans délai injustifié et peut suspendre l’exécution de cette instruction dans l’attente d’une clarification.

Le Client reste responsable de la réponse aux demandes d’exercice des droits des personnes dont il traite les données. AYOKWE lui fournit les moyens techniques permettant notamment de consulter une fiche, de modifier des informations, d’exporter des données, de supprimer des données, de supprimer un client ou un événement, et d’exporter les données de son espace.

Lorsqu’une demande ne peut raisonnablement être satisfaite directement avec les outils AYOKWE, le Client peut solliciter privacy@ayokwe.app. AYOKWE fournit une assistance raisonnable sans délai injustifié. Sauf urgence ou complexité particulière, AYOKWE s’efforce de traiter les demandes d’assistance dans un délai de 15 jours ouvrés.

Si AYOKWE reçoit directement une demande concernant des données pour lesquelles le Client agit comme responsable du traitement, AYOKWE transmet cette demande au Client, sauf obligation légale contraire.

Compte tenu de la nature des traitements et des informations disponibles, AYOKWE assiste raisonnablement le Client concernant notamment la sécurité des traitements, l’analyse et la gestion des violations de données, les analyses d’impact relatives à la protection des données, les consultations préalables d’une autorité de contrôle lorsque requises, et les demandes d’information des autorités compétentes.

Cette assistance peut faire l’objet de modalités particulières lorsqu’elle nécessite des travaux significatifs qui ne relèvent pas du fonctionnement normal du service.

AYOKWE informe le Client sans délai injustifié après avoir pris connaissance d’une violation de données personnelles affectant les données traitées pour son compte. Dans la mesure du possible, AYOKWE s’efforce d’effectuer cette première notification dans les 48 heures suivant la confirmation de l’incident.

La notification fournit, dans la mesure où ces informations sont disponibles :

• la nature de l’incident ;
• les catégories de données concernées ;
• les catégories de personnes concernées ;
• une estimation du volume affecté ;
• les conséquences probables ;
• les mesures prises ou envisagées ;
• les coordonnées du point de contact compétent.

Si toutes les informations ne sont pas immédiatement disponibles, elles peuvent être communiquées progressivement. Cette notification ne vaut pas reconnaissance d’une faute ou d’une responsabilité. Le Client reste responsable de déterminer si une notification doit être effectuée auprès d’une autorité de contrôle ou des personnes concernées.

AYOKWE veille à ce que tout transfert international effectué dans le cadre de son rôle de sous-traitant respecte les exigences de la réglementation applicable. Lorsque le RGPD est applicable et qu’un transfert de données est réalisé vers un pays ne bénéficiant pas d’une décision d’adéquation, AYOKWE utilise, selon le cas, les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, des règles d’entreprise contraignantes applicables, une autre garantie appropriée reconnue par la réglementation, ou une dérogation lorsque ses conditions sont réunies. Des mesures complémentaires peuvent être appliquées lorsque cela est nécessaire au regard des risques identifiés.

Lorsque la réglementation ivoirienne s’applique aux transferts de données hors de Côte d’Ivoire, AYOKWE et le Client accomplissent les formalités, demandes ou autorisations requises selon leurs responsabilités respectives.

Lorsqu’AYOKWE reçoit d’une autorité publique une demande juridiquement contraignante concernant les données traitées pour le compte du Client, AYOKWE vérifie raisonnablement la validité de la demande, limite la communication aux données légalement requises et informe le Client lorsque cela est légalement autorisé. AYOKWE ne communique pas volontairement des données à une autorité sans base juridique appropriée.

À la fin de la fourniture du service, AYOKWE, au choix du Client et dans les limites des fonctionnalités disponibles, permet la restitution ou procède à la suppression des données traitées pour son compte, sauf lorsqu’une disposition légale impose leur conservation. Avant la fermeture définitive du compte, le Client doit pouvoir disposer d’une période raisonnable pour exporter les données disponibles.

Sauf disposition contractuelle différente :

1. l’accès au service prend fin ;
2. une période d’export peut être proposée ;
3. les données actives sont ensuite supprimées ou anonymisées ;
4. les copies contenues dans les sauvegardes disparaissent au cours de leur cycle normal de rotation.

L’objectif opérationnel est de supprimer les données actives dans un délai maximal de 30 jours après la fin effective de la période d’export, sauf obligation légale, incident, demande du Client ou contrainte technique documentée. Les sauvegardes ne sont pas utilisées pour restaurer volontairement des données supprimées, sauf nécessité de continuité ou de sécurité.

AYOKWE tient, lorsque la réglementation l’exige, la documentation relative aux catégories d’activités de traitement réalisées en qualité de sous-traitant. AYOKWE coopère avec l’autorité de protection des données compétente dans les conditions prévues par la réglementation applicable.

Le Client garantit notamment :

• disposer d’une base juridique pour les traitements qu’il confie à AYOKWE ;
• fournir les informations requises aux personnes concernées ;
• ne collecter que les données nécessaires ;
• configurer correctement les droits de ses collaborateurs ;
• retirer rapidement les accès devenus inutiles ;
• respecter les demandes d’exercice de droits ;
• déterminer ses durées de conservation ;
• ne pas demander à AYOKWE d’effectuer un traitement manifestement illicite.

Le Client reste responsable des finalités de ses traitements.

AYOKWE est responsable du respect des obligations qui lui incombent directement en qualité de sous-traitant. Le recours à un sous-traitant ultérieur ne libère pas AYOKWE de ses obligations envers le Client dans les conditions prévues par la réglementation applicable. Les règles de responsabilité prévues dans les Conditions générales d’utilisation restent applicables dans la mesure où elles ne portent pas atteinte aux obligations impératives prévues par la législation en matière de protection des données.

La liste actuelle des sous-traitants ultérieurs utilisés dans le cadre du service est la suivante :

Cette liste est susceptible d’évolution. Les modifications sont notifiées conformément à la section Modification des sous-traitants.